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预案,是指根据评估分析或经验,对潜在的或可能发生的突发事件的类别和影响程度而事先制定的应急处置方案。以下是小编整理的关于档案室档案安全应急预案 【六篇】,仅供参考,希望能够帮助到大家。
一、档案库房要有“八防”措施,即防盗、防火、防潮、防虫、防霉、防光、防水、防尘。
二、库房内应保持清洁卫生,随时对档案装具进行除尘,以防止有害物质的侵蚀。
三、库房内严禁吸烟及存放易燃物品。
四、定期检查档案保管状况,做好日常温湿度记录,发现问题及时采取措施。
五、严格遵守档案的审批、鉴定、销毁制度。销毁档案时,重要文件要逐份登记造册,并在指定地点专人监督销毁。
六、对馆藏档案每年进行一至二次全面检查,主要核实帐、物、卡是否相符,以防档案长期借出造成丢失,发现问题及时报告、处理。
七、对计算机内的档案信息要做到安全管理,定期检查、清理信息,以防信息的丢失与损坏。
八、配备灭火设备。
九、对库房内电线、电路经常进行维护。
档案安全的管理制度2
为规范学校的档案管理和有效地使用档案,特制定本档案管理制度:
1、办公室在学年之后装订好文件、通知档案;年度考核之后的资料存档;其它资料的存档。
2、教导处每期工作计划和总结存档;“六认真”检查资料的归档;普九资料的归档;教研活动资料的归档;其它有关资料的归档;
3、德育处每期的纪律卫生检查资料归档;班级评比、评优选好的资料归档;德育活动归档;班主任工作笔记、计划的归档;其它相关资料的归档。
4、后勤处相关资料按时分类存档。
5、团总支每期的活动资料归档;组织学生社会实践活动的资料归档;组织建设归档;其它相关资料的归档。
6、每部门的档案应做到条理清晰、分类明确、装订规范。
7、各类通知、文件应先送到办公室,然后分发到各部门。
8、部门的各种资料聘及时归类装订存档。
一、为规范公司档案管理,增强公司档案的实用性和有效性,特制定本制度。
二、归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责:保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理
1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2.在档案资料归档期,由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3.凡应该及时归档的资料,由档案管理员负责及时归档。
4.各部门专用的收、发文件资料,按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档
1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2.公司档案资料的归档每年一次,属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅
1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2.因工作需要,公司的其他人员需借阅非密级档案时,由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别,绝密级档案禁止调阅,机密级档案只能在档案室阅览,不准外借;秘密级档案经审批可以借阅,但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批,具体按委托书的内容执行。
4.档案借阅者必须做到:
①爱护档案,保持整洁,严禁涂改。
②注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、档案的销毁
1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2.当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料,由总经理办公室主任批准后方可销毁。
4.经批准销毁的公司档案,档案管理员须认真核对,将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
5.在销毁公司档案资料时,必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。
为确保在发生火灾时,各项应急工作高效、有序地进行,最大限度减少人员伤亡和档案、资料的损失,根据公安部第61号令《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》、《中华人民共和国消防法》,结合我馆实际情况,特制定本应急预案。本预案适用于成华区档案局档案库房发生火灾事故时的应急处置。
一、组织机构及职责
成立成华区档案局档案库房防火应急预案领导小组,对我局档案库房火灾事件,实行统一领导和协调指挥。
组长:
成员:
二、应急处置程序
1、发现火情时,对初始火灾,现场人员应立即使用灭火器进行扑救,并立即切断火场电源,当火势较大时,应立即向119报警,并向局领导报告。如有人员受伤,应立即拨打120急救电话;
2、消防人员到达现场后,管理科工作人员应协助消防人员进行火灾扑救;
3、根据火灾情况,现场作出档案及设备是否需要抢救转运的决定,并组织人员立即实施;
4、抢救出来的档案及设备,要安排专人负责保护,并请武警或公安局配合警卫工作;
5、档案和设备需要撤离时,档案要装袋密封,按编号包装,并请武警或公安局警员武装押运;
6、需要撤离的档案及设备,应疏散到市内各区档案馆或符合档案保管条件的场所存放。
一、总则
本公司人力资源部将对员工的个人档案分两类情况进行管理。
第一,凡是被聘用为百莲名仕大酒店的正式员工,其人事档案将被存放至“中国国际人才开发中心”百莲名仕大酒店集体户作统一管理,人力资源部将及时为员工办理各项档案管理服务,如:职称评定,档案工资等。
第二,在公司内部建立员工档案。以下将对这一情况做具体的规定。
二、档案的建立
1、员工入职当天,填写好《员工履历表》,连同学历证书、身份证的原件和一寸近期照片两张交到人力资源部,人力资源部核
2、核实无误后留存相关证件的复印件。新员工应于入职一周内自行去附近医院体检,向公司出具体检报告。
3、人力资源部与试用期员工签定《试用期劳动协议书》,正式员工签定《劳动合同书》,并作为员工的档案材料不可或缺的部分,以后遇相关的人事调动、薪资调整等,其相关资料一并作为员工个人档案管理。
4、对员工档案将按照部门、在职或离职分类进行管理。档案资料要人力资源部专门保管,严守员工的个人秘密。
5、档案资料要编号,以利于查询管理,定期进行审查,保证档案的真实性和连续性。
三、档案的查询
1、档案的查询要经过严格审批,个人不得查询他人档案。
2、档案的查询首先要向人事部门提出申请,批准后到档案管理人员处由档案管理人员按要求查询,并填写查询记录。
四、档案的转出
1、员工离开本单位,对于存放在公司内部的档案将不予转出,对于存放在人才中心的人事档案,必须有转入单位的调档函方可转出。
2、档案转出的不能让档案人自己持有,要经过机要部门投递档案。
3、档案转出后要及时调整花名册,并通知相关部门,以保证管理工作的正常进行。
一、档案建立
(一)建立健全学校各类档案,为学校各级领导,上级有关领导部门分析、总结、部署、调度学校工作和对学校工作作出决策提供准确、可靠的依据。并确定一名副职校领导具体负责和指导资料的收集、分析、筛选、立卷、归档等建档工作。
(二)学校建立档案资料室,由人事秘书专职管理,按《中学档案资料收集范围细目》(附后)建立档案。教导处、总务处等行政职能部门和团委设档案柜分别管理。
(三)全面系统地建立健全学校档案、教师档案和学生档案,学校档案按类以时间为序建立,教师的一般人事档案,一般职务档案和业务档案按人头建立,学生学籍档案按届,按班分类建立。
二、档案立卷
(一)档案人员应按资料收集范围及时收集各种档案资料,并将筛选后的资料分类装订、编制目录,进袋入档。档案袋,档案卷的规格要符合上级有关部门的统一要求。
(二)卷宗必须注明保存的期限。凡注明“暂存”的资料一般以一年为期限;注明“短期”的一般以五年为期限;注明“长期”的由学校根据实际需要决定保存期限。
(三)凡档案资料收集范围细目中未编入,照片档案盒,但确有使用、保存价值的其它资料,学校可根据需要自行决定是否保留。
三、档案补充
(一)教职工任免、考核、晋升专业技术职务、调资、入党、入团、奖惩等材料要及时收入个人档案。
(二)外来文件、函件由收文员(或人事秘书)统一分类编号登记,交校有关领导阅后,即立卷归档。
(三)校内印发的文件是档案补充的重点,平时校长室、教导处、教科室、总务处、团支部、少先队部应将此类文件分类保存,每学期结束时,集中交档案人员立卷归档。
四、档案转递
教职工因工作调动,需要转递档案,必须按上级有关部门通知的转递项目逐项登记,文书档案盒,严密包封,并加盖密封章,通过机要转递,不得公开邮寄或交本人自带。
五、档案查阅
(一)校外人员来校查阅档案,必须持有单位介绍信,经学校主要领导批准后方可到档案资料室查阅档案;查阅者不得查阅本人或亲属的人事档案、职务档案;未经同意不得摘抄档案材料,经同意摘抄的材料须经档案资料室人员仔细核对并签署意见;查阅者不得将档案材料拿出资料室。
(二)校内人员借阅业务档案、学生学籍档案必须经有关领导同意后方可借阅,并要办理登记手续,会计档案盒,在规定期限内完好无损地归还。
六、档案安全保密
(一)档案资料室门窗要加固,要备有消防器材,保持整洁、干燥,自然通风,严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
(二)档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室,不得外泄档案中的机密,档案资料室人员在工作中所用的各种草稿、废纸等,不得乱仍乱抛,应将保密纸处理或销毁。
一、立卷归档制度
1、凡本单位在党、政、工团、基建、教学形成的具有查考利用价值的文件材料(包括文字、统计数学、图纸、相片、录音(像)、报表等)均属归档范围。
2、每年文书档案由文书人员负责在第二年三月份结束归档工作,学籍档案、德育档案、实验教学档案、信息技术档案、电教档案、图书室档案由负责人在第二常年度9月份结束归档工作。立卷归档,并向综合档案室移交。
3、归文件材料必须收集齐全,组卷合理,分类清楚,卷内文件排列系统,保管期限划分准确,案卷标题简明确切,装订结实、美观,字迹工整、清晰。
二、档案借阅制度
1、凡本单位人员因工作需要查档案,一般在档案室查阅,如需借出,须办妥手续后方可借出,并在2—3天内归还。
2、借阅档案,必须履行登记手续,填写借阅登记及档案利用效果。
3、查阅或需摘录机密档案,须经领导批准,并在指定地点查阅,不得翻阅其他无关材料。
4、凡外单位来查阅档案,须持单位介绍信,并说明查阅内容,年代和目的才能查阅,除特殊情况外,一律不外借。
5、借阅档案必须妥善保管,爱惜使用,禁止私看折卷,抽页,随意涂改做记号,不得擅自复制、转借他人或单位,一经发现依法处理。
6、凡未经整理,登记完毕的档案,一律不外借。
三、档案保密制度
1、严守有关保密守则。
2、不随便携带机密材料和档案库房、箱、厨钥匙。
3、不准将机密材料、内部资料、作为废纸出售。
4、提供利用秘密文件资料,严格按照密级规定执行审批手续。
四、档案室管理制度
为了加强档案室管理工作,切实做到“八防”,确保档案的安全和质量,特制定本制度:
1、档案室应有专人专管,非档案工作人员未经同意不得随意入内、开启。
2、档案室内严禁吸烟,工作人员离开档案室时,要关闭门窗,切断电源。
3、档案室内要经常进行通风,打扫,保持清洁干燥,按时更换防虫药品。
4、档案箱排列整齐,分类存放,每年清库查对档案一次,确保档案安全。
5、调查档案要严格履行登记手续,做到调卷登记,还卷注销。
五、档案统计、鉴定、移交制度
档案统计:
1、建立档案统计台帐,对收进、移出的档案资料做到帐物相符。
2、编制档案工作情况统计表,提供利用档案资料定期汇综上报。
档案鉴定和移交:
1、成立档案鉴定工作小组。
2、根据国家有关档案保管期限的规定,制定本单位保管期限表,定期对已经超过保管期限的档案进行再鉴定,准确地判定档案的存毁。
3、销毁无保存价值的档案,须由鉴定小组提出意见。登记造册,经单位领导人批准后由二人在指定地点监销,并在销毁清册上签字。
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